8 nejčastějších procesních bolístek, 4. díl - Proč nefunguje, když všichni děláme všechno
I když to vypadá naprosto samozřejmě, realita je taková, že chaos v zodpovědnostech vládne ve všech typech a velikostech organizací. Nejčastějším důvodem, proč kompetence nejsou rozdělené, je časová tíseň, tlak na výkon a nepořádek v prioritách.
Proč nefunguje, když všichni děláme intuitivně všechno?
Velká kapitola o tom, jak se v malých i velkých firmách setkávám s tím, že ne vždy všichni vědí, co přesně mají na starost, na koho se mohou obrátit, když potřebují konkrétní informaci, kdo je za co zodpovědný, aby se kompetence a pravomoci nepřekrývali nebo naopak nevznikala slepá místa. Lidé se v takových případech cítí velmi nejistě, zvyšuje se hladina stresu, pod kterým pracují, a ani výsledky práce nepřichází tak rychle, jak by mohly. Zbytečně se komplikuje komunikace a vyvstává prostor pro nedorozumění. V menším týmu se dá určitou dobu bez jasně nastavených kompetencí fungovat, ale když lidí a práce přibývá, začíná to drhnout.
Iniciativní jedinci mají tendenci vstupovat do prostoru jiných hnáni dobrým úmyslem pomoci a urychlit běh projektů. Na druhé straně pasivnější pracovníci vyčkávají, kdo se jakého projektu či úkolu chopí první a co zbyde na ně. Ani jedno nedělá v týmu dobrotu. Ke slovu se dostává kolektivní (ne)zodpovědnost.
Jak nejjednodušeji zařídit, aby každý věděl, co má a co nemá dělat?
Můžete k tomu přistoupit zjednodušeně a jen zaznamenat,
kdo, co dělá, za co zodpovídá a jaké má pravomoci. Pak se na to podívejte
s odstupem a upravte kompetence tak, aby dávaly co největší smysl
v celkovém kontextu s prací všech ostatních pracovníků. Např. nebudete
chtít, aby za obdobné činnosti zodpovídali dva různí lidé, ale dáte je na
starost jen jednomu, aby se netříštila pozornost. Nebo zjistíte, že někdo má
dělat činnost, která mu moc nejde nebo ho nebaví, přitom kolega by na to byl
mnohem lepší, a tak to po konzultaci s oběma změníte. Možností je mnoho. I
zdánlivé drobnosti mohou výrazně vyčistit atmosféru. Není to vůbec nic nového,
ale stejně se na to ve firmách nedbá.
Než začnete činnosti jen tak přehazovat, zkuste si odpovědět na pár následujících otázek. Pomohou vám vnést do přidělování kompetencí nadhled.
- Co musím dělat? Co se ode mě očekává, že budu dělat (s ohledem na mou pozici / roli)?
- V čem jsem dobrý?
- Co chci dělat? Co mě baví?
- Co nechci dělat? Co mě nebaví?
- Co bych neměl dělat a dělám?
- Co bych měl dělat a nedělám?
- Co mě nejvíce zdržuje v mé práci?
- Jaké činnosti mi zaberou nejvíce času (denně, týdne, měsíčně)?
V příštím dílu se podíváme, proč máme mezery v komunikaci a zařídit, aby měl každý všechny informace, které potřebuje.
Napsáno pro nakladatelství FORUM s. r. o. , do časopisu Statutární zástupce firmy.
Naučte se pracovat s procesy jednoduše a efektivně. Začít můžete na workshopu Procesy, které vám ulehčí život.
Chybí vám nadhled a procesy nejsou vaše parketa? Domluvte si nezávaznou konzultaci zdarma a společně se podíváme, jak vám co nejlépe a nejrychleji pomoci. Těším se na vás!