8 nejčastějších procesních bolístek, 6. díl - Jak definitivně skoncovat s objevováním kola

Když chybí ve firmě procesy, činnosti, které lze provádět rutinně bez velkého přemýšlení, se stávají velkou zátěží v podobě stále nových úkolů či projektů. Zabírají zbytečně mnoho času, berou si nepřiměřeně mnoho energie a mozkové kapacity lidí, kteří na nich pracují. Zatěžují plynulý chod firmy tím, že je jim věnována příliš velká pozornost, protože to, co už bylo jednou vymyšlené, ale nebylo nikde zaznamenané, se vymýšlí znovu a znovu. Pokaždé je příležitost udělat jinou chybu, na něco zapomenout a něčím se zdržet. 

Objevujeme to samé stále znovu

Místo, abyste se soustředili na důležité a opravdu nové výzvy, které si to opravdu zaslouží, topíte se v nesystematické rutině. Tím, že nastavíte na opakující se činnosti aspoň rámcové procesy, uleví se vám, protože tuto práci budete později vykonávat zcela automaticky. Mozkovou kapacitu a čas, který tím ušetříte, můžete věnovat kreativním aktivitám. A protože kovářova kobyla chodí někdy bosa, přiznám se, že i já jsem se několikrát spálila, když jsem si chtěla "zjednodušit" život tím, že jsem přestala používat své zaběhnuté procesy. Najednou jsem musela všechno držet v hlavě, byla jsem nervózní, na co všechno jsem zapomněla a nebyla jsem si jistá, co ještě mám udělat. Díky tomu jsem věnovala mnoho energie jen tomu, abych všechno udělala včas a ve správném pořadí a začaly mi unikat další důležité věci. Vlastně jsem to všechno vymýšlela stále znovu, jako by to bylo poprvé. Vůbec mi nezbýval čas a energie na tvoření něčeho nového. Rychle jsem se pokorně vrátila ke svým popsaným procesům a checklistům a výrazně se mi ulevilo.

Jak vyskočit z úmorného cyklení?

Najděte si čas popsat procesy, sestavit checklisty, dostat všechno z hlavy na papír. Už to samo o sobě je osvobozující. Jednotlivé procesy můžete později zdokonalovat, ale základ máte již zachycený. Neberte si hned velké sousto ve stylu "tak, a teď budu týden v kuse sepisovat všechny svoje procesy a budu mít hotovo". Začněte zvolna jedním procesem a vyzkoušejte si, jak se vám s ním bude pracovat. U samotných checklistů je ještě jedna radost navíc, a to je dávka dopaminu (hormonu uspokojení), který se vám vyplaví do krve při odškrtnutí každého splněného kroku / bodu.

Když máte základní procesy nebo checklisty, máte v ruce výborný materiál, který vám pomůže mnohem snáz delegovat některou vaši práci. Všechno, co bylo dříve vágní a ne zcela uchopitelné, máte černé na bílém a ideálně i optimalizované. Tím, že máte činnosti sepsané, víte přesně, co děláte a získáte nad tím i větší kontrolu. Když víte, jak pracujete, už jste jen krůček od toho, abyste se řízeně dále zlepšovali. Není to jen pocitová záležitost, kdy tušíte, co kdy máte dělat a kolik vám to zabere času, ale už je to měřitelné. Víte, kam můžete růst. 

Když vezmu osobní příklad, tak bez popsaného procesu jsem byla schopná pracovat na jednom větším projektu a pár klientech na konzultace. S procesy, které mi pomáhají plánovat i čas, zvládnu i tři větší projekty najednou a další aktivity k tomu bez velkého stresu.

V příštím dílu si řekneme, jak drahé je nechat nováčky plavat a proč je dobré se jim intenzivně věnovat.

Napsáno pro nakladatelství FORUM s. r. o. , do časopisu Statutární zástupce firmy.

Naučte se pracovat s procesy jednoduše a efektivně. Začít můžete na workshopu Procesy, které vám ulehčí život nebo si domluvte nezávaznou 30 min. konzultaci zdarma.