8 nejčastějších procesních bolístek, 7. díl - Zaškolování nováčků nás zdržuje
Ve 3. díle Kde jsou největší černé díry v procesech jsem se zmínila o chybějících procesech v personalistice a jak dokáží firmu zdržovat a finančně zatížit. Pojďme se podívat na situace, do kterých se organizace obvykle dostávají, a jak je efektivně vyřešit.
Nástrahy ústního předávání
V prvním případě se setkávám s firmami, kde se skokově rozrostl tým a nikde není sepsané, co lidé, kteří jsou ve firmě od začátku, dělají. Nováčci se zaučují pouze ústně, mnoho důležitých informací se k nim dostává se zpožděním tak, jak postupně dělají chyby nebo přichází na to, co jim chybí.
Další zrada se objevuje ve chvíli, kdy více kmenových zaměstnanců, kteří znají firmu jako své boty, najednou odchází, a nováčky nemá pořádně kdo zaučit a nikde není žádný materiál, podle kterého by bylo možné aspoň rámcově vysvětlit, co bude dotyčný dělat. Jistě tušíte, jak velké nesnáze čekají majitele nebo management, když podcení formalizaci procesů a náplně práce lidí, kteří byli s firmou od jejího začátku.
Druhý případ je ten, kdy know-how má kdo předávat, ale není sepsané a fluktuace na některých pozicích je velká. Dotyčný manažer nebo majitel pak nedělá nic jiného, než že dokola vysvětluje každý měsíc to samé novému člověku. Stojí ho to neuvěřitelné množství času a není záruka, že se nováček dozví všechno, co potřebuje, včas a rozhodně se prodlužuje doba, kdy je schopen pracovat samostatně a pokud možno bezchybně.
Jak zrychlit zaškolování nováčků?
V případě, že se dostanu do firmy, kde se chystá odcházet člověk, který pracuje jen podle zvyklostí, doporučuji majiteli, aby nechal takového zkušeného mazáka sepsat všechno ještě před svým odchodem. Majitel pak může doplnit, co považuje za nutné. Nicméně, základ má v ruce.
Pokud už je původní zaměstnanec pryč a pracuje se s nováčkem, doporučuji, aby byl nováček veden k tomu, zapisovat si vše, co se učí, s cílem z toho později udělat proces nebo popis práce dané pozice či role.
Vždycky to může sepisovat majitel či manažer, ale vycházím z toho, že ten je jednak velmi vytížený jinou prací, a navíc nováček si "návod" napíše přece jen jinak, když je pro něho vše úplně nové.
A kde je tady to zrychlení? Sepisování procesů je investice. Vždy jim musíte nejprve věnovat čas a pak se vám to vrátí. Se zaškolováním dalších lidí už se nebudete trápit, ale maximálně budete ještě dále zlepšovat to, co už jste si připravili.
Co je dobré mít minimálně připravené pro nováčka:
- co bude dělat (náplň práce /popis role včetně pravomocí a zodpovědností)
- jak to bude dělat (pracovní postupy / manuály)
- za jak dlouho se má co naučit (adaptační plán s cíli v průběhu onboardingu a adaptace)
- co se od něho očekává (ideálně i co on očekává od nás)
- co potřebuje k práci (nástroje, pomůcky, přístroje, přístupy, atd., bez kterých nemůže začít pracovat)
Nebudete tápat, budete mít naplánované, co chcete, aby nováček uměl za týden, za měsíc, do konce zkušební doby. Uvidíte, jaké dělá pokroky, kde to nejvíce vázne, v čem je iniciativní. Budete mít srovnání s jinými zaškolovanými: "Honzovi to trvalo týden a Adam se s tím pere už měsíc a pořád dělá chyby.". Svou představu o zapojení nového člena týmu jste s jasně popsanými procesy a nastavenými cíli schopni velmi srozumitelně a rychle sdělit a nováček ví, co od něho očekáváte.
V příštím dílu se podíváme na to, do jaké úžiny se může dostat firma i po mnoha letech fungování, když nemá nastavené procesy nebo jsou zastaralé a jak takovou mašinu zase rozhýbat.
Napsáno pro nakladatelství FORUM s. r. o. , do časopisu Statutární zástupce firmy.
Naučte se pracovat s procesy jednoduše a efektivně. Začít můžete na workshopu Procesy, které vám ulehčí život.
Nebo si rovnou domluvte nezávaznou konzultaci a podíváme se na vaši firmu s nadhledem a odstupem. Těším se na vás!