8 nejčastějších procesních bolístek, 8. díl - Zrádný pocit: firmě se daří, tak není třeba nic měnit

Jak se liší skutečně úspěšné firmy od firem, kterým se "jen" daří? V čem je kouzlo lehkosti bytí inovativních firem, které se soustředí nejen na obchod, ale budují i pevné základy a zázemí firmy v podobě péče o organizaci interní práce? Pojďme se podívat, na čem si mohou firmy i po mnoha letech působení vylámat zuby a jak tomu předcházet, aby vám jednoho dne neujel vlak.

Co může i dlouhodobě prosperujícím firmám po čase zlámat vaz?

Firma je finančně úspěšná, obchody se daří, lidé pracují a většinou si v každodenním chvatu neuvědomí, že po 10 i 20 letech aktivní činnosti jsou už některé procesy tak zastaralé, že by šly dělat úplně jinak a mnohem efektivněji. Zaměstnanci, kteří jsou ve firmě delší dobu, si toho nevšimnou nebo to nechtějí měnit, protože to sami zavedli a nechtějí se vzdát svého díla, byť již nevyhovujícího. 

Někdy samotný majitel necítí potřebu věnovat takovým inovacím čas. Jindy je vůbec nevidí, protože s nimi nepřichází tak často do styku. Mnohdy se nedostatky v procesu řeší všelijakým zalepováním v podobě dalších kontrolních mechanismů místo, aby k problému někdo přistoupil systematicky, s odstupem a pořádně se nad jednotlivými kroky zamyslel. 

A je také pravda, že když do takové firmy přijde nováček, který je zvyklý na "pokročilejší verzi procesu" z předchozího zaměstnání (mám na mysli konkrétně různé činnosti, které jdou v dnešní době automatizovat a nasadit do online prostředí), tak se nechce vracet ke zdlouhavé ruční práci a raději odejde jinam, kde se může něco nového naučit.

S tímto scénářem se setkávám ve firmách, kde se valí přednostně obchodní část a velmi dlouho se nevěnuje pozornost interním procesům, které slouží zejména k lepší efektivitě práce zaměstnanců. "Vždycky jsme to tak dělali, tak proč bychom v tom nemohli pokračovat?"

V jednu chvíli, obvykle při prudším růstu firmy, se nabobtnalý a zkostnatělý historický systém zhroutí jako domeček z karet a už nezbývá nic jiného, než se opravdu zastavit a věnovat se inovacím na této úrovni. V tu chvíli je na koni konkurence, která takto oslabenou firmu s přehledem převálcuje. 

Co s tím?

Jak rozhýbat zadrhnutá kolečka interních procesů?

Prvním krokem je obvykle nějaký náraz, který otřese majitelem či manažerem a donutí ho prozřít a uvědomit si, že v současném nastavení už to takto dál nepůjde. Může jím být výše zmíněná velikost týmu, noví zaměstnanci, kteří upozorní na potřebu změny, rostoucí náklady na práci a zároveň stále nízký výkon, nespolehlivost firmy vůči klientům, nedostatečná nebo nekvalitní data, která jsou potřebná k rychlému a správnému rozhodování, nekončící přetížení majitele atd.

V tuto chvíli máte možnost se do toho vrhnout sami se svými stávajícími nebo i novými lidmi, kteří nejsou zatížení zkušenostmi z dřívějšího fungování, nebo si pozvat externího konzultanta. Ten slouží jako spojka mezi zaměstnanci a majitelem / manažerem a měl by být zárukou toho, že změna bude dokončena, i když zaměstnanci budou hodně vytíženi běžnou činností. Měl by být schopen odkomunikovat vše tak, aby nedocházelo ke zbytečným nedorozuměním a vše proběhlo v co největší pohodě a vzájemné spolupráci.

Obě cesty jsou správné a lze se jimi dobrat uspokojivého výsledku. Záleží na možnostech každé firmy, objemu procesů, které je třeba zoptimalizovat, "zchátralosti" systému, který bude podroben změně, ochotě lidí spolupracovat, časových možnostech majitele / manažera zapojit se do optimalizace atd. 

V každém případě se neobejdete bez úplně jiného pohledu na dosavadní procesy. Nejspíš se budete muset rozloučit s pár oblíbenými tabulkami a výjimkou není ani odchod některých zaměstnanců, kteří výraznější změny neunesou. Ze zkušenosti vím, že většinou i tato počáteční bolest po čase odezní a všichni jsou spokojení, že se tým pročistil a obohatil o nové členy.

Nebojte se procesů. Udělejte si z nich nejlepšího spojence. Jednoduché, smysluplné a flexibilní procesy vám ulehčí život. Budete mít vše pod kontrolou a zároveň budete schopni se rychleji přizpůsobit novým podmínkám.

Napsáno pro nakladatelství FORUM s. r. o. , do časopisu Statutární zástupce firmy.

Naučte se pracovat s procesy jednoduše a efektivně. Začít můžete na workshopu Procesy, které vám ulehčí život.

Nebo se můžeme potkat a společně zjistit, jak vám co nejlépe a nejrychleji pomoci. Těším se na vás!