Jak efektivně řídit a zavádět změny

Podmínky pro úspěšné zavádění změn

Velkou roli ve způsobu přijímání změn hraje v organizaci firemní kultura. Ta zdravá se vyznačuje mimo jiné tím, že lidé ve firmě táhnou za jeden provaz, funguje přiměřeně otevřená komunikace, kolegové se na sebe mohou spolehnout, důvěřují si a díky definovaným a společně sdíleným hodnotám i poslání dokážou mnohem rychleji vidět smysl v každé plánované změně, novém projektu či jakékoliv další aktivitě. Nadřízení vystupují více v roli lídra, který tým vede, než manažera, jenž ho řídí. V takové firmě obhájíte, prosadíte a uskutečníte změnu mnohem snáz než tam, kde si každý hlídá svůj "píseček", zadržuje informace, vlastní zájmy staví nad zájmy celku, je pasivní, nebo dokonce odmítá nové věci a kde manažeři běžně volí direktivní způsob řízení či sklouzávají k mikromanagementu.

Reakce lidí na změny

Když se vám podaří odhalit jakoukoliv příležitost ke změně a učiníte vědomé a podložené rozhodnutí ji uskutečnit, počítejte s tím, že reakce vašich lidí nemusí být vždy pozitivní. Najdou se kolegové, kteří budou nápadem nadšeni, ti, kdo ho sice přijmou vlažně, ale budou spolupracovat, další budou z počátku skeptičtí, ale postupem času se vám je podaří získat na svou stranu, a většinou nebude chybět byť třeba jen mizivé procento takových, kteří se změně odmítnou přizpůsobit a nebudou se chtít do její realizace vůbec zapojit. Je běžné a přirozené, že se lidé změnám podvědomě brání. Nutíte je totiž vystoupit z komfortní zóny, kde je jim dobře, všechno znají, kde neexistují žádná velká rizika. Za ní pak leží zóna učení. Lidé, kteří se rádi učí nové věci, přijímají smysluplné změny mnohem snáz než ti, kdo dávají přednost  jistotám a zaběhnuté rutině. Budete-li počítat s tím, že lidé kladou při změnách odpor, a víte, jaké fáze tento emocionální proces má, málokterá reakce vás vyvede z míry.

V průběhu změny lidé prožívají nejrůznější pocity, od šoku, strachu, odmítnutí, frustrace přes chaos, zoufalství až postupně k těm příjemnějším, jako je přijetí, porozumění, zvyšující se sebedůvěra a růst ve změněné situaci. Komunikujte s lidmi, buďte jim oporou, naslouchejte. Věnujte pozornost zejména jejich strachům, jež vám mohou řízení změny velmi znepříjemnit.

Proč musíte v lidech vzbudit pocit naléhavosti?

Pokud tušíte, že by se lidé změně z počátku spíše bránili, připravte si argumenty, které vám pomohou vytvořit pocit naléhavosti. Krize vám může v takové chvíli spíše pomoci. Nechtěli se kolegové za normálních podmínek zapojit do projektu, který měl například zefektivnit jejich práci, zavést nový nástroj pro plynulejší komunikaci apod., protože se bez toho doposud obešli a přišlo jim to zbytečné? V okamžiku, kdy jsou odkázáni na technologie při práci na dálku, nemusíte nic dlouze obhajovat a vysvětlovat. Sami uvidí, že bez technických pomocníků to nepůjde. Jednoduše řečeno - váš tým musí cítit potřebu změny a vidět v ní smysl, aby byl ochoten se zapojit do její realizace.

K čemu potřebujete při řízení změny spojence?

Když už víte, jak změnu obhájit, zamyslete se, kdo z týmu vám ji pomůže prosadit. Kdo je největším nadšencem pro různé změny, přirozeným lídrem, respektovanou a důvěryhodnou osobností, na koho lidé ve firmě dají? Takové kolegy budete potřebovat, abyste dokázali udržet zaměstnance motivované a zaměřené na cíl. Sestavte si tým, který vám pomůže dostat zbytek firmy "na palubu". Když přicházím do firem mapovat a zavádět procesy, vždy se nejprve ptám, kdo se o procesy nejvíce zajímá, kdo by mohl být mým potenciálním spojencem v komunikaci jejich přínosů napříč firmou. A na druhé straně mě zajímají skeptici: lidé, kteří nevěří, že se procesy povede zavést, a nejsou ochotni se zapojit. S těmi pak pracuji více a cíleně v dalších fázích.

Kam chcete dojít a jak?

Pokud jste lídr "běžec", možná se vám stává, že necítíte potřebu přešlapovat na místě vymýšlením a definováním nějakého přesného cíle, či snad dokonce plánu. Všichni přece vědí, co chcete a o co vám jde. Jenže opak je pravdou - nikdo vám do hlavy nevidí. Členové týmu se nejčastěji potýkají právě s tím, že přesně nevědí, kam mají dojít a jakou cestou se smějí vydat. Situace je pak pro ně frustrující a demotivující.

Vytvořte si vizi změny a její strategii. Dejte si záležet, aby byla jednoduchá, srozumitelná, představitelná, realistická a dostatečně flexibilní. Pokud tým zapojíte v této chvíli, ukážete lidem, že vám záleží na jejich názoru, přístupu a zkušenostech. Už tím se vám je podaří získat na svoji stranu a učinit je zodpovědnými za výsledek. Pokud jim vše naservírujete hotové, vlna odporu může být poměrně velká a její prolomení vám vezme daleko více času a energie.

Po nejrůznějších zkušenostech již každý projekt ve firmách začínám krátkým workshopem (stačí dvě hodiny), kde se kromě seznámení s top managementem a nastavení očekávání od projektu, snažíme definovat vizi změny. Všichni jsou nuceni se nad ní zamyslet a ve finále jim výsledek společného snažení přináší uspokojení, že jsou sladěni a schopni danou vizi komunikovat i dále do svých týmů. Mimo jiné máme na tomto místě čas se věnovat řešení potenciálního odporu.

Přesvědčujte, podporujte, koučujte

Jeden z velkých omylů je myslet si, že čím později plánovanou změnu lidem oznámíte, tím kratší dobu budou mít na případný odpor a nesouhlas. Člověk je tvor velmi vnímavý a dokáže zaznamenat i drobné změny, které v něm vzbudí pocit nejistoty. Komunikačně zdatnější jedinci začnou vytvářet nejrůznější hypotézy, domněnky a falešná očekávání a není nic zbytečnějšího než vyvracet kolegům jejich mylná přesvědčení.

Sdělte ostatním vše co nejdříve, ať zabráníte vzniku a šíření fám. Úplně stačí, že některé lidi budete muset přesvědčit, k čemu jim zavedení změny bude. Použijte jak emocionální argumenty, tak fakta. Jedním z přesvědčovacích nástrojů je vaše vize změny. Využijte ji. Ukažte lidem, kde se nacházíte nyní a kam se chcete dostat a proč. Nadchněte je. Pokuste se je pochopit a rozptýlit jejich případné obavy. Mnohonásobně se vám to vrátí v podobě zvýšené důvěry. Pokud se vám nepodaří získat lidi na svou stranu, bude pro vás řízení změny velmi obtížné a dost pravděpodobně se vám ji vůbec nepovede zavést.

Jak zapojit tým?

Po přípravné fázi přichází část realizace změny. Aby všichni mohli dělat, co je třeba, musejí mít správně rozděleny role včetně zodpovědností a příslušných pravomocí. Pokud od týmu očekáváte nasazení, musíte vytvořit podmínky, v nichž se mu bude dobře pracovat. Odstraňte bariéry, které by mohly lidem v práci překážet. Zeptejte se jich, co jim k práci chybí. Může jít o cokoliv: jak o technické vybavení (pořiďte jim techniku, kterou nezbytně potřebují), tak o dostatečné znalosti (umožněte jim absolvovat adekvátní kurzy a školení) nebo také o již zmiňované pravomoci. Bez dostatečných pravomocí budou kolegové v řízení změny bezzubí a vše se zbytečně potáhne.

Nebojte se delegovat. Pokud to uděláte správně, ušetříte si drahocenný čas a kolegům umožníte dále se rozvíjet a růst. Předání pravomocí a zodpovědností má mnohdy i velmi silný motivační efekt.

Jak lidi udržet motivované a nadšené i pro dlouhou změnu?

Musíte počítat s tím, že budete na cestě ke změně procházet obdobími, kdy se bude dařit, a obdobími, kdy se vyskytnou problémy a zádrhely. Obvykle máme tendenci věnovat větší pozornost negativním věcem, protože je třeba je řešit. Nezapomínejte však ani na úspěchy. Zamyslete se, co by se dalo na dlouhé cestě ke změně považovat za tzv. quick wins, a oslavujte je se svým týmem. 

Chvalte, povzbuzujte, podporujte, oživujte vizi změny. Je velká škoda věnovat mnoho času a úsilí nějaké změně či projektu a pak je nedotáhnout jen pro to, že už nezbývají síly nebo chuť pokračovat. Mějte na paměti, že všechny nedokončené aktivity lidé vnímají a jejich ochota začínat v budoucnu cokoliv nového se tím výrazně snižuje. Mají pocit, že "to už tady jednou bylo a stejně se to nedotáhlo" nebo že "to nemá cenu, to zase nevyjde".

Dokončení změny neznamená konec

Důležitý krok v řízení změny představuje její zakotvení v aktuálních podmínkách. Než si lidé zvyknou na nový stav, mají tendenci sklouzávat zpět do zaběhnutých kolejí. Je na vás, abyste šli příkladem a provedené změny dodržovali a upevňovali. Pokud to se změnou myslíte opravdu vážně, dejte si záležet, aby lidé měli důvod se jí držet a nevracet se zpět do bodu, odkud jste vyšli. Poté, co se ve firmě uskuteční nějaká změna např. se optimalizují procesy, následuje důležitá fáze, kdy si lidé zvykají podle nich pracovat. Vytvářejí si nové návyky a rituály. Pokud se vedení nedrží nových pravidel a procesů, nechce se je dodržovat ani zaměstnancům a slevují. Přestanou v nich vidět smysl. Do tří měsíců může být všechno zpátky na začátku a vynaložené finance, čas i energie všech přijdou vniveč.

Většinou jsme si mnoha pravidel vědomi, ale jednoduše je nestíháme nebo se nám některými kroky nechce zdržovat. Rozpomeňte se, kde jste v minulosti udělali chyby, jež vás stály nejvíce energie, času, případně financí na nápravách, a zkuste příště postupovat jinak, lépe. 

Když už nic jiného nestíháte, nepřestávejte komunikovat. Nebo ještě lépe - komunikujte víc. A pamatujte: Mnohem důležitější je, jak něco řeknete, než co konkrétně řeknete. Za všech okolností pak lidé potřebují dostat odpověď na otázku "proč", aby našli v každé činnosti smysl. 

Pět jednoduchých kroků k úspěchu:

1. Vzbuďte pocit naléhavosti a sestavte tým.

2. Vytvořte vizi změny a její strategii.

3. Sdělte vše ostatním.

4. Odstraňte bariéry.

5. Chvalte, povzbuzujte, podporujte, oživujte vizi změny.

Napsáno pro Nakladatelství FORUM s. r. o., do časopisu Statutární zástupce firmy.

Naučte se pracovat s procesy jednoduše a efektivně. Začít můžete na workshopu Procesy, které vám ulehčí život.