Jak motivovat zaměstnance nastavením systematického řízení projektů?

Poměrně často se ještě setkávám v praxi s přesvědčením, že hlavní motivací pro lidi jsou peníze a různé benefity. Rozhodně to bez těchto složek nejde. Nicméně podle výzkumu mBlue z roku 2017 je nejčastějším důvodem odchodu nudná práce (35 %), nadřízený (26 %), následuje nemožnost postupu (15 %), firemní kultura (8 %) a na posledním místě se 3 % je nízká mzda.

V mnoha firmách narážím na to, že velmi demotivující a únavné je pro zaměstnance přicházet se spoustou nápadů, jak co zlepšit a buď nejsou vyslyšeni, nebo jejich návrhy upadnou v zapomnění, nebo si je někdo napíše a nikdo jiný už neví, co se s nimi děje. V lepším případě se rozjede mnoho projektů najednou a výsledek je v nedohlednu. Jak to tedy udělat, abyste projekty zdárně dokončovali a lidé tak za sebou viděli výsledky své práce?

Co se všemi nápady na projekty?

Prvním krokem je ujasnit si, jak chceme s novými nápady zacházet, kam je zaznamenávat, jestli to bude mít na starosti jeden člověk nebo více lidí. Při jaké příležitosti se budeme nápady zabývat, jak je budeme prioritizovat a co se bude dít dál.

Pokud se nechcete zdržovat žádným velkým plánováním, rozhodně doporučuji položit si aspoň základní otázku, proč bychom se měli do kterého projektu pouštět, jaký má být výsledek, co nám to přinese, kolik nás to bude zhruba stát a jestli se nám to vyplatí. To všechno zní jako naprostá samozřejmost, ale ruku na srdce. U kterých projektů, než se do nich pustíte, se takto zamýšlíte a jak to pak končí?

Kdo to udělá?

Poté, co si přesně definujete cíl a přínos, abyste si byli jisti, že projekt má smysl, zvažte, kdo by měl na projektu pracovat. Ideální je zapojit tvůrce nápadu a další členy týmu hned od počátku, protože získají pocit, že jejich názor je důležitý a mnohem snáz přijmou zodpovědnost za svěřené úkoly. Nenuťte jim nezbytně jen vaše řešení. Nechte je přijít s vlastním. Budou aktivnější a nebudou mít pocit, že všechno, co vymyslí oni, letí do koše.

Otázkou je, kdo by měl být projektovým manažerem. V některých firmách bude fungovat, že ten, kdo s návrhem přišel, je schopen si projekt i sám odřídit. Jinde bude vhodnější, když se projektu ujme nějaký manažer nebo tým lídr. To záleží na firemní kultuře.

Jak dlouho to bude trvat?

Je dobré mít vždy na paměti, že na projektech budou pracovat lidé, kteří mají stále svojí každodenní práci, ze které budou muset na čas trochu ukrojit, aby se mohli věnovat něčemu dalšímu. Plánování času na sebemenší projekt je velmi ošemetná věc. Všichni chtějí, aby byl projekt co nejrychleji dokončený a mají tendenci dávat si nereálné termíny dokončení. Projekty se pak vlečou a lidé jsou vyčerpaní a demotivovaní, že není vidět výsledek. Šéfové mají tendenci tlačit na výkon, ale to má pak negativní vliv na kvalitu práce.

Jak to uděláme?

Plánování jednotlivých kroků v projektu je někdy zdlouhavější, ale vždy se vyplatí. Když si přesně rozmyslíte, co je potřeba udělat, abyste se dostali do cíle, máte šanci odhalit spoustu věcí, které by vás jinak mohly nemile zaskočit během realizace. Nenaplánovaný projekt je ještě rizikovější než naplánovaný a v každém případě je dražší.

Jak spolu budeme komunikovat?

Klíčem k úspěchu při řízení projektu je komunikace. Nastavte si pravidelné porady, kde se budete bavit o tom, jak se projekt vyvíjí, co se změnilo, co je potřeba udělat, co se podařilo atd. Nezapomeňte k úkolům, které z porady vyplynou, vždy přiřadit jednoho člověka, který bude mít na starost jeho splnění. Vyberte si nějaké místo, kde budete ukládat informace, které je potřeba sdílet s ostatními, aby všichni věděli to, co vědět potřebují.

Tyto úplně základní body stačí k tomu, abyste měli interní projekty pevně ve svých rukou. Pokud se vám podaří jich několik odřídit a dokončit, uvidíte, jak lidé ve vašem týmu pookřejí a bude je práce více těšit. Dokončení každého projektu oslavte a oceňte snahu svých lidí. Upřímná pochvala dělá zázraky.

Napsáno pro TSM vzdělávací agenturu do časopisu AD REM - K věci.

Naučte se řídit interní projekty jednoduše a efektivně. Začít můžete na workshopu Jak zavádět procesy a nezkolabovat.