Jak zařídit, aby porady nebyly ztrátou času a aby vás i bavily

Porady se konají v každé firmě, ale ve většině z nich jsou neefektivní, lidé je považují za ztrátu času a nemají žádnou přidanou hodnotu. Jak porady organizovat, aby přinášely očekávaný výsledek a lidé na nich trávili jen tolik času, kolik dává smysl?

Téměř u každého klienta narazíme v rámci zlepšování procesů na TÉMA PORADY. Velmi často vypadá náš rozhovor takto:

"Naše porady jsou k ničemu. Každej se tam vykecává, ostatní se nudí, sedí tam lidi, co tam být nemusí, někdy řešíme několikrát i to, co jsme v minulosti už probírali a vyřešili. Skoro pokaždý přetahujeme a většinou stejně nestihneme probrat všechno. Je to ztráta času. Několikrát jsme už zkoušeli nějaká pravidla nastavit, ale nikdy jsme to nezvládli dodržovat."

"Kdo u vás vede porady?"

"Nikdo. Jednou jsme to nějak zkoušeli, ale nějak se nám to "rozplizlo do ztracena."

"Jak se domlouváte na tom, co budete prioritně probírat?"

"Ani moc ne. Každý mluví o tom, o čem potřebuje."

"Kam zapisujete, na čem jste se dohodli?"

"Každý si to píše někam k sobě."

A tak bychom mohli pokračovat...

Jak zařídit, aby porady nebyly ztrátou času a aby vás třeba i bavily?

1. MĚJTE PEVNÝ TERMÍN A ČASOVÝ ROZSAH A DODRŽUJTE HO.

Když přetahujete, riskujete, že nebudete stíhat navazující schůzky a to je nepříjemný stres. Stejně už se pak ke konci nikdo moc nesoustředí.

2. NA PORADY SE PŘIPRAVUJTE.

Mějte přípravu přístupnou pro všechny, kdo se porady účastní (v nějakém sdíleném nástroji - Trello, Freelo, Asana, Google disk), aby všichni s předstihem věděli, o čem bude řeč a mohli se na to v případě potřeby připravit.

3. PŘIPRAVENÁ TÉMATA ROZTŘIĎTE PODLE PRIORIT A ZAMĚŘENÍ.

Pokud je to nutné, připravená témata projděte a nechte tam jen ta, která se týkají dané porady (operativní, strategická, projektová, atd.). Co se do porady nevejde a není urgentní, nechte na jindy. Témata vhodná na strategickou poradu z operativní přesuňte. Zbytečně byste se u nich zasekli a neměli byste na ně dost času, který si zaslouží.

4. VEĎTE PORADU.

Poradu musí někdo vést, aby se ke slovu dostali všichni a zároveň někdo nemluvil zbytečně košatě. Držte se tématu. Když někdo odbočí, neváhejte ho vrátit zpět nebo vytvořte nové téma, které proberete jindy.

5. NEZDRŽUJTE OSTATNÍ TÉMATY, KTERÁ SE JICH NETÝKAJÍ.

Na témata, která se týkají jen několika málo lidí si domlouvejte extra schůzky, ať jimi nezdržujete ostatní, kteří k tomu nemají, co říci. Osvědčuje se i postup, že témata, která se týkají všech, zařadíte na začátek porady, aby pak mohli odejít ti, kterých se další body netýkají.

6. DĚLEJTE ZÁPIS Z PORADY.

Pro připomenutí, pro kolegy, kteří se nemohli zúčastnit, pro příště, abyste se zbytečně nevraceli k něčemu, co už jste dávno vyřešili. Využijte k tomu opět nějaký sdílený prostor.

7. ZAPISUJTE ÚKOLY, TERMÍNY A JEJICH ŘEŠITELE.

Pokud na konci debaty vzniknou úkoly, musí je dostat na starost někdo konkrétní, aby vám "nevyšuměly". Ten, kdo poradu vede, by měl hlídat, aby každá diskuse, ze které vzniknou konkrétní úkoly, měla takovýto závěr. Je dobré vše třeba i velmi stručně shrnout a získat potvrzení ostatních, že to vidí stejně.

8. OŽIVTE SI PORADY NĚČÍM PŘÍJEMNÝM A UŽITEČNÝM.

Zařaďte na porady zpětnou vazbu a práci s hodnotami firmy. Posilujete tím zdraví vaší firemní kultury. Prostřednictvím upřímné a korektní zpětné vazby zvyšujete výkon (učíte se z chyb) a důvěru mezi sebou navzájem. Chvalte se, oceňujte své úspěchy. Neřešte jen katastrofy. Vytvořte si aspoň chvilku na sdílení příjemných zpráv. Zvedne vám to náladu i motivaci v týmu. :-)

Řešíte podobné trable ve vašem týmu? Chybí vám nadhled a chuť hledat řešení? Pojďme si o tom popovídat na 30 min. nezávazné konzultaci, abychom zjistili, jak bych vám mohla co nejlépe a nejrychleji pomoci.