Organizace práce - Jak zajistit, aby vám firma nepřerostla přes hlavu

Vedení firmy je multidisciplinární záležitost. Každý majitel, leader chce dělat vše nejlépe, jak umí. V návalu každodenní práce se ale může stát, že zabředne do příliš velkého detailu, ztratí nadhled, začnou mu unikat podstatné věci a ve firmě to začne povážlivě drhnout. Ukážeme vám, na co se při organizaci firmy zaměřit, abyste se vyhnuli přetížení, zbytečným chybám a neplýtvali penězi ani lidskými zdroji. Víte třeba, jakou roli hraje ve vedení lidí firemní filozofie a kdy začít řešit procesní řízení?

Většina zakladatelů a majitelů firem si prošlo bouřlivými fázemi při rozjezdu firmy. Nadšení pro věc je obrovské, energie, čas a finance se soustředí do hlavního předmětu podnikání. Tým se utváří s velmi podobně houževnatých a zapálených lidí, kteří dřou sami od sebe víc, než musí.

Výsledky se dostavují. Z červených čísel jsou černá, všichni se radují, jak se daří, i když tomu hodně obětují. Aby se toho stíhalo více, přibírají se další lidé. Nebo se nepřibírají, ale maká se o to usilovněji. Jenže to nepomáhá.

Začíná se objevovat chaos a přetížení. Základní činnosti (obvykle obchod a vše, co s ním úzce souvisí) nějak funguje, ale u většiny ostatních aktivit se lidé hodně nadřou a výsledky tomu neodpovídají.

Majitel ztrácí kontrolu nad firmou, a protože neustále řeší každodenní operativu a hasí požáry, začíná pokulhávat rozvoj firmy. Točí se v kruhu.

Stop!

V tuto chvíli už není lékem pracovat ještě více, ale naopak se zastavit a podívat se na celou situaci z nadhledu. Proč? Protože čím dříve to uděláte, tím rychleji (a levněji) se vám podaří firmu stabilizovat.

Zjistíte, co vše můžete zlepšit jen nastavením:

• funkčního systému,
• komunikace,
• pravidel,
• základních procesů.

Kdy začít přemýšlet o základních pravidlech týmové spolupráce a organizaci práce?

To, co zvládáte v 5 lidech bez jakýchkoliv popsaných procesů a pravidel, v 10 už budete zvládat velmi těžko a bude za vámi zůstávat stále větší a větší nepořádek.

Pojďme se podívat na 5 oblastí, které mají zásadní vliv na dlouhodobě úspěšné fungování organizace, a je dobré mít už v začátcích fungování firmy na vědomí.

1. FIREMNÍ KULTURA JAKO ZÁKLADNÍ STAVEBNÍ KÁMEN KAŽDÉ ORGANIZACE

Základní tým, který firmu rozjížděl, sdílel automaticky společné poslání a vizi, kterými je "nakazil" zakladatel. Takový tým oplývá velkou vnitřní motivací a je schopen společně překonat i náročná období.

Noví členové týmu, kteří nebyli u zrodu organizace, potřebují získat stejné nadšení a chápat, proč firma existuje a kam směřuje. To už se ale nestane jen tak samo od sebe.

Jak nadchnout nováčky pro to, co děláme?

• Definujte si firemní filozofii. Popište si poslání (proč firma existuje, proč by měli lidé ráno vstát a jít k nám pracovat), hodnoty (jak svoje poslání naplňujeme, co je pro nás důležité) a vizi (o co usilujeme, kam směřujeme). Zapojte do procesu co nejvíce kmenových lidí, aby se cítili být součástí a váš záměr podporovali. Má to neuvěřitelné stmelovací a motivační účinky.
• Žijte jí. Nenechte firemní filozofii popsanou jen v šuplíku, aby se nestala prázdnými slovy. Připomínejte si ji v každodenní práci. Odkazujte se na ni při důležitých rozhodnutích.
• Vybírejte podle ní nové zaměstnance a seznamujte s ní uchazeče hned na pohovoru. V rámci adaptace adaptace se na ni stále odvolávejte, aby nováčkům co nejrychleji "přešla do krve" a aby díky tomu pochopili, jak to u vás funguje a proč. Zvyšujete tím mimoděk jejich motivaci.

2. SPOKOJENÝ A VÝKONNÝ TÝM MÁ JASNÁ PRAVIDLA KOMUNIKACE A TÝMOVÉ SPOLUPRÁCE

Pokud někde nefunguje tým ke spokojenosti svého nadřízeného či majitele firmy, velmi často je příčinou absence základních pravidel spolupráce a komunikace. Každý si to dělá po svém a jako celek není tým efektivní.

Stejně jako ve sportu potřebujete nastavit pravidla hry a vytyčit hřiště, aby všichni věděli, co si mohou dovolit a co už je "přes čáru". Záleží hodně na vaší firemní kultuře, jak taková pravidla budou vypadat a čeho všeho se budou týkat.

Zamyslete se, kde vám nastavení základních pravidel usnadní fungování firmy a zároveň nesváže zaměstnancům nežádoucím způsobem ruce. Soubor pravidel můžete nazvat třeba jako Kodex nebo Ústavu. Záleží na vaší kreativitě.

Kde všude se vám bude hodit mít jasná pravidla?

• Pracovní doba - dostupnost při práci online, synchronizace pozic na částečný úvazek.
• Komunikace - jakými kanály chodí jaké informace, kde se ukládají.
• Porady - jak často, kdo s kým se schází, kdo je svolává, vede, zapisuje.
• Spolupráce na konkrétním pracovišti - provoz ve skladu, v prodejně, v kanceláři atd.
• Čerpání dovolených - plánování směn, zastupitelnost.

3. SILNÝ A POZITIVNÍ LEADER S JASNOU VIZÍ ZVYŠUJE MOTIVACI V TÝMU

Za úspěšně fungujícím týmem stojí většinou schopný a vědomý leader, resp., když pátráme, proč týmu chybí motivace a nešlape jako dobře vyladěný stroj, najdeme velmi často leadera / manažera, kterému chybí některé ze základních předpokladů pro úspěšné vedení lidí. Není svým podřízeným dobrým příkladem, kterého by rádi následovali.

Jeho tým se stává slabým článkem v celé firmě, protože většinou nefunguje ani spolupráce s ostatními odděleními či týmy a mnoho aktivit tak ještě více brzdí. Navíc jeho vedoucí roli často nedobrovolně a s vyčerpáním supluje jeho nadřízený.

Na tomto místě by se dalo vypsat bezpočet vlastností, schopností a dovedností, které by měl mít silný a schopný leader. Pro vaši názornou představu však uvedu nejčastější "blokátory" úspěšného vedení lidí.

• Leaderem se stal největší odborník z týmu (možná i proti své vůli), protože nikdo vhodnější v tu chvíli nebyl po ruce.
• Leader nemá vizi, kam s týmem směřuje. Chybí mu strategie a cíle.
• Lidé svému leaderovi nedůvěřují. V horším případě se ho i bojí.
• Leader nezná (nebo si není vědom nebo si odmítá připouštět) své silné a slabé stránky a díky tomu stále opakuje stejné chyby.
• Leadera omezují jeho vlastní strachy, se kterými neumí pracovat.
• Leader naslouchá více svému egu než společným zájmům týmu, vedení, firmy.
• Leader neumí delegovat a zabředá do mikromanagementu.
• Leader si drží mnoho pravomocí a tím demotivuje a brzdí rozvoj svého týmu.
• Leader neumí řešit konflikty a efektivně pracovat se zpětnou vazbou.
• Leader má fixní myšlení a není schopen přijímat a realizovat změny.

Jak si ve firmě zajistit a udržet kvalitní leadery?

1. Držte si v týmu jen ty nejschopnější lidi (tím nemyslím lidi, kteří vyvolávají pocit nepostradatelnosti) a co nejlépe je plaťte.
2. Když se vašemu kolegovi ve vedení lidí nedaří, promluvte si s ním a vyjasněte si, v čem u něho vidíte problém vy.
3. Zjistěte, zda má vůbec zájem o nějakou změnu, protože pokud sám nechce nebo nevidí důvod něco měnit, nepřetlačíte to. Věnujte raději pozornost hledání nebo rozvoji někoho jiného.
4. Doporučte mu doplnění vzdělání a nastavte si očekávání a cíle, kam chcete, aby se ve svém rozvoji a za jak dlouho posunul.
5. Podporujte ho, projevujte mu důvěru.
6. Dávejte mu pravidelnou zpětnou vazbu.

V příštím dílu se podíváme na to, jak z punkového (ne)řízení projektů udělat skvěle šlapající stroj a jak procesy zvyšují hodnotu a úspěch prosperujících firem.

Napsáno pro Vlastní cesta.

Naučte se pracovat s procesy jednoduše a efektivně. Začít můžete na workshopu Procesy, které vám ulehčí život pro majitele a ředitele firem. Pořádám jej i pro jednotlivce s konzultací na míru.

Nebo se můžeme potkat a společně zjistit, jak vám co nejlépe a nejrychleji pomoci. Těším se na vás!